Pentingnya Mengelola Lingkungan Dan Hubungan Antar Organisasi

Source: Goole Image

 A.    MENGELOLA LINGKUNGAN

Setiap organisasi di industri mana pun ia berada, atau apakah ia mencari laba atau tidak – menghadapi suatu tingkat ketidakpastian lingkungan. Mengapa? Karena tidak ada organisasi secara sempurna mampu mengumpulkan secara internal semua sumber yang dibutuhkan untuk kelangsungan hidupnya. Setiap organisasi, misalnya, membutuhkan sumber daya keuangan dan manusia sebagai masukan dan klien atau konsumen untuk menampung keluarannya. Tetapi karena organisasi menghadapi  ketidakpastian lingkungan, tidak berarti bahwa manajemen harus menghadapi ketidakpastian tersebut dengan tangan kosong.

B.     PENCARIAN MANAJEMEN UNTUK MENGENDALIKAN LINGKUNGANNYA

Semua organisasi mengahadapi sebuah bentuk ketakpastian, dan banyak lingkungan yang cukup dinamis. Oleh karena itu tidak mengherankan jika manajer ingin bertindak untuk mengurangi ketakpastian tersebut. Tetapi, apakah lingkungan dapat dikelola?

Perspektif ekologi - populasi , yang disajikan pada Bab 8, mengatakan bahwa manajemen tidak dapat mempengaruhi lingkungan. Lingkungan ditangani sebagai suatu berian (given) dan manajemen dianggap tidak mampu bereaksi terhadapnya.

Bab ini dianggap sebagai kebalikan dari pandangan ekologi populasi. Organisasi besar secara konsisten memperlihatkan melalui tindakan mereka bahwa bukan tawanan lingkungan mereka dan bahwa mereka mempunyai cara untuk mengurangi ketergantungan mereka terhadap lingkugannya.

Makin besar organisasi, maka biasanya makin banyak pula sumber dayanya, keterampilannya, serta pengaruh yang dimilikinya. Tetapi strategi mengelola lingkungan bukan hanya tersedia bagi organisasi besar dan kuat. Banyak dari teknik yang akan kita bicarakan dapat dan memang digunakan oleh organisasi yang kecil dan yang tidak mempunyai pengaruh. Tetapi perlu diingat bahwa ukuran yang besar memang ada hubungannya dengan peningkatan kekuasaan untuk mengurangi ketakpastian lingkungan.

C.     MENGKLASIFIKASI STARTEGI

1.      STRATEGI INTERNAL

Berikut bebrapa pilihan Domain yang bisa dilakukan oleh organisasi yaitu

a.      Rekrutmen

Rekrutmen terhadap orang yang tepat dapat mengurangi pengaruh lingkungan terhadap organisasi. Praktek merekrut orang secara selektif untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan cukup lazim dilakukan. Perusahaan menggaji eksekutif dari perusahaan pesaing untuk memperolah informasi tentang rencana masa mendatang pesaing mereka. Perusahaan teknologi tinggi memikat para sarjana dari perusahaan pesaing dengan penigkatan gaji dan stock option untuk memperoleh keahlian teknis yang  dipunyai pesaing mereka. Namun, media massa tampaknya lebih banyak menyoroti perusahaan swasta yang merekrut bekas pejabat pemerintah. Perusahaan bisnis dan kantor pengacara seringkali meggaji pejabat yang demikian  dengan gaji yang berlebihan, untuk memperoleh hubungan baik mereka dengan para pengambil keputusanyang berpengaruh dan pengetahuan mereka tentang tata kerja pemerintah.

b.      Pengamatan Lingkungan

Pengamatan Lingkungan mensyaratkan penelitian yang cermat atas suatu lingkungan untuk mengidentifikasi tindakan para pesaing, pemerintah, serikat buruh, dan sebagainya, yang dapat mempengaruhi kegiatan organisasi. Pengamatan lingkungan memungkinkan manajemen mengetahui perubahan-perubahan lebih dahulu dan membuat penyesuaian internal ketimbang bereaksi sesudah ada kejadian. Pengamatan lingkungan dilakukan oleh Bouindary Spanners. Boundary Spanners adalah orang yang bekerja pada batas luar atau batas-batas organisasi, melakukan tugas-tugas organisasi yang relevan dan menghubungkan organisasi dengan elemen-elemen di luar organisai tersebut. Mereka menangani perolehan masukan dan penyelesaian transaksi keluaran, menyaring masukan dan keluaran, mencari dan mengumpulkan informasi, mewakili organisasi pada lingkungan dan melindungi dan menyangga organisasi tersebut. Dengan kewaspadaan agen-agen Boundary itulah organisasi mampu memantau dan menyaring kejadian-kejadian penting dalam lingkungan. Contoh pekerjaan Boundary Spanning sales representative, peneliti pemasaran, agen pembelian, pelobi, spesialis hubungan masyarakat dan para spesialis rekruitmen

c.       Buffering

Buffering mengurangi kemungkinan gangguan terhadap operasi organisasi dengan memastikan pemasokan dan/atau penyerapan keluaran. Dengan melakukan buffering operasi intinya dari pengaruh lingkungan pada sisi masukan dan keluarannya, manajemen memungkinkan organisasi beropersi seolah-olah merupakan sebuah sistem tertutup. Pada sisi masukannya buffering jelas terlihat jika organisasi menyimpan bahan-bahan dan pasokan, melakukan pemeliharaan yang preventif, atau merekrut dan melatih personalia baru. Pemeliharaan yang preventif mensubstitusikan biaya yang diketahui untuk yang tidak diketahui.

Buffering memberikan keuntungan dengan mengurangi ketidakpastian lingkungan. Kita dapat meramalkan bahwa kecenderungan manajemen untuk melakukan buffering akan berhubungan secara langsung sampai tingkat rutinisasi dalam teknologi organisasi. Tetapi keuntungan tersebut harus dinilai dengan membandingkan biayanya. Biaya yang paling mencolok adalah biaya pengangkutan yang meningkat karena adanya aktivitas buffering dan resiko bahan yang disimpan menjadi using karena aktivitas tersebut

d.      Smoothing

Smoothing merupakan kegiatan untuk mendatarkan dampak dari fluktuasi di lingkungan. Organisasi yang melakukan teknik ini diantaranya perusahaan telepon, toko pengecer, perusahaan penyewaan kendaran, toko majalah dan tim olah raga.  Contohnya: Perusahaan telepon mengenakan harga yang paling tinggi pada waktu puncaknya dan rate yang rendah pada waktu sepi yaitu di malam hari dan pada akhir minggu. Lalu toko pengecer pakaian biasanya melakukan obral setengan tahun mereka pada periode sepi mereka (setelah hari natal dan sebelum periode “kembali ke sekolah”) dalam satu tahun

e.       Rationing

Jika ketidakpastian terjadi karena permintaan yang berlebihan, manajemen dapat memikirkan untuk melakukan rationing (merangsum) produk atau jasa-jasanya; artinya mengalokasikan keluaran melalui sistem tertentu. Contoh rationing dapat dilihat pada rumah sakit, collage, kantor pos dan restaurant. Rumah sakit seringkali merangsum ranjang untuk penerimaan yang bukan darurat. Dan jika sebuah bencana terjadi (gempa bumi, kebakaran, banjir) maka ranjang hanya akan diberikan kepada kasus-kasus yang paling serius. Contoh lain, permintaan terhadap kuliah bisnis melampaui penawaran tempat yang tersedia di banyak collage dan universitas. Sebagai tanggapan, persyaratan masuk seringkali diambah sebagai cara untuk membatasi permintaan.

f.        Geographic dispersion

Ketakpastian lingkungan kadang berbeda-beda berdasarkan lokasi. Jelas terdapat lebih banyak ketakpastian politis bagi sebuah perusahaan yang bergerak di Beirut, Lebanon, dari pada perusahaan yang beroperasi di Salinas, Kansas. Untuk mengurangi ketakpastian yang disebabkan oleh lokasi, organisasi dapat berpindah kesuatu masyarakat lain atau mengurangi resiko dengan beroperasi pada berbagai lokasi. Secara historis, serikat buruh, paling kuat di timur laut amerika serikat dan paling lemah di bagian selatan. Berbagai perusahaan bisnis telah menaggapinya dengan memindahkan kegiatannya kearah selatan. Dengan melakukan hal itu, mereka telah mengurangi satu ketakpastian pemogokan yang disebabkan oleh serikat buruh dari lingkungannya. Pada tingkat internasional, ketakpastian lingkungan yang diciptakan oleh politik yang berubah-ubah dari pemerintah amerika mengenai pembatasan impor dan nilai dollar yang berfluktuasi pasti merupakan alas an utama mengapa produsen mobil jepang, seperti Honda, Nissan, dan Mazda telah membangun, atau sedang membangun, pabrik di amerika serikat.

2.      Strategi Eksternal

Berikut strategi ekternal yang bisa dilakukan oleh organisasi yaitu :

a.      Periklanan

Organisasi yang dapat membangun loyalitas terhadap mereka telah mengurangi ketergantungan kepada konsumen. Dengan demikian, tanpa memperhatikan produk atau jasa yang bermerek, apakah itu sony video recorder, American Express card, diet coke, Revlon Nailgloss, Bic disposable razors, atau pengiriman dalam satu hari dari federal  express. Mungkin contoh klasik mengenai iklan yang diciptakan permintaan yang tidak pernah habis akan sebuah produk adalah aspirin dari Bayer. Namun produsen bayer telah meyakinkan suatu segmen dari masyarakat pembeli aspirin yang cukup besar bahwa ”aspirin murni”  dari bayer lebih bermutu dari pada persaingannya dan dengan demikian menjadi pembenaran dari pengenaan harga yang dua sampai lima kali lebih tinggi dari pada merek-merek generic.

b.      Contracting

Contracting melindungi organisasi dari perubahan kuantitas atau harga baik pada sisi masukan atau keluaran

c.       Coopting

Organisasi dapat memilih untuk mengcoopting ketakpastian mereka, artinya, menyerap individu atau organisasi dalam lingkungan yang mengancam stabilitas mereka. Ini paling sering dilakukan perusahaan bisnis melalui pengangkatan yang selektif kejajaran direksi perusahaan. Interlocking directorate, dimana dua buah organisasi atau lebih bersama –sama mempunyai seorang atau lebih direktur yang sama telah di jelaskan sebagai strategi manajemen lingkungan yang paling banyak digunakan. Hal ini dapat membantu organisasi vocal untuk memformulasikan strategi mereka dengan lebih cermat. Akhirnya, reputasi sebuah organisasi dapat dipengaruhi oleh siapa duduk dalam dewan diraksinya, dan koneksi yang dipunyai anggota direksi tersebut.

d.      Coalescing

Selama decade 1980-an, berlusin-lusin dari 500 perusahaan pilihan fortune bergabung dengan perusahaan lain. Penggabungan tersebut sering kali membawa economies of scale dengan mengeliminasi pegawai administrasi yang berlebihan dengan cara member peluang untuk menggabungkan keahlian teknis dan manajerial. Salah satu usaha yang paling banyak dibicarakan pada decade terakhir adalah kerjasama antara general motors dan Toyota untuk memproduksi Chevrolet Nova di California Utara. Penggabungan usaha (merger) dan usaha bersama adalah cara yang sah bagi organisasi untuk mengelola lingkungan mereka. Pada akhir tahun 1950-an, amerika terkejut, mengetahui bahwa para eksekutif dari general elektrik, Westinghouse, dan berbagai produsen barang elektrik besar lainnya secara rahasia bertemu setiap tahun dan menyetujui suatu skema penetapan harga yang membagi penawaran dari kontrak besar pada tahun tersebut diantara yang berkomplot dan memberikan pada masing-masing “pemenang” keuntungan yang sangat besar . ketika rencana tersebut terbongkar, perusahaan-perusahaan tersebut terkena denda, dan beberapa eksekutif senior dari perusahaan-perusahaan tersebut di penjara. Hasilnya adalah bahwa industri real estate pada dasarnya beroperasi pada harga yang telah ditetapkan.

e.       Lobbying

Industri mobil Amerika  ingin agar pemerintah federal untuk melakukan hal-hal yang akan meningkatkan penjualan mobil-mobil Amerika. Dalam pencarian ini, industri bisa berdiri pasif oleh dan legislator berharap sukarela akan mengambil tindakan untuk melindungi kepentingan produsen mobil Amerika.

Para produsen mobil secara individual, dan secara kolektif melalui asosiasi perdagangan mereka dan komite aksi-aksi politis, secara aktif mencoba mempengaruhi para pembuat undang-undang untuk mengeluarkan undang-undang yang menguntungkan kepentingan industry mobil Amerika. Industri otomotif tidak sendirian. lonnying menggunakan pengaruhnya untuk mencapai hasil yang menguntungkan adalah praktek luas digunakan oleh organisasi untuk menata lingkungan mereka. Tahun 1980-an melihat peningkatan yang ditandai dalam penggunaan KAP (komite aksi politis) sebagai alat lobbying, misalnya, kini merupakan sumber utama dana untuk kandidat politik. Organisasi yang mencari keuntungan tertentu dapat langsung uang melalui KAP untuk para kandidat yang akan mendukung kepentingan mereka. Perdagangan dan asosiasi professional secara  aktif melobi atas nama anggota mereka. Tembakau lembaga dan senapan melawan National Association keras di Washington untuk mengurangi ketidakpastian yang mungkin mempengaruhi minat tembakau dan senjata, masing-masing.Beberapa organisasi bahkan menggunakan kekuasaan pemerintah untuk menstabilkan hubungan dalam suatu industry. Perusahaan penerbangan dan industri angkutan truk historis yang diatur, dan banyak perusahaan melobi keras (meskipun biasanya diam-diam) untuk mempertahankan regulasi itu. Berbeda dengan anggapan bahwa peraturan ada untuk melindungi kepentingan masyarakat umum, counter argumen-kuat dapat bebuilt bahwa peraturan pemerintah mempertahankan kekuatan monopoli di tangan yang telah di atur.

D.    PEDOMAN UNTUK MENGELOLA LINGKUNGAN

Keberhasilan pengelolaan lingkungan membutuhkan penganalisisan sumber-sumber ketakpastian dan kemudian memilih sebuah strategi yang dapat dilaksanakan secara efektif oleh organisasi. Sebuah Pont Du atau Eastman Kodak akan memiliki kekuatan lebih dalam mengendalikan hubungan dengan pemasok dari pada sebuah perusahaan kimia kecil atau bisnis lokal yang menawarkan film dalam waktu  satu  jam.

Sejak akhir 1960-an, perusahaan-perusahaan tembakau telah menanggapi dengan dasarnya memperluas domain mereka melalui diversifikasi horizontal. Baru-baru ini, R.J. Reynolds industri membeli Nabisco Merek, dan Philip Morris membeli General Foods dan Kraft. Perusahaan-perusahaan bergabung sekarang perusahaan lebih banyak makanan dari produsen rokok. Respon lain perusahaan rokok telah menghabiskan berat pada lobbying.

Mereka telah berjuang dan lembaga Tembakau (yang didukung oleh perusahaan-perusahaan tembakau) juga telah memberikan kontribusi dana untuk penelitian tentang hubungan antara merokok dan kanker. Perusahaan menyadari bahwa secara statistik tidak mungkin bahwa penelitian ini akan "membuktikan" bahwa merokok menyebabkan kanker, sehingga memberikan perusahaan-perusahaan tembakau lebih banyak data ke awan kontroversi. Apalagi jika penelitian tersebut tidak menguntungkan bagi kepentingan tembakau, para peneliti tidak memiliki motivasi kuat untuk mempublikasikan temuan mereka secara luas penting untuk dicatat bahwa perusahaan tembakau sekarang menggunakan iklan dengan cara yang sangat selektif untuk melawan pasukan antirokok. Mereka berusaha untuk menunjukkan bahwa iklan mereka tidak ingin mengkonversi bukan perokok. Sebaliknya, maksudnya adalah untuk perokok ger saat ini untuk beralih ke merek mereka. Ini mungkin terbaik dicontohkan dalam kampanye iklan Carlton yang hanya menyatakan, dalam huruf-huruf yang sangat besar, "JIKA ANDA ASAP, silakan coba Carlton"

E.       Referensi

1.       Daft, Understanding The Theory and design of organizations, 2007, Thompson

2.       Robbins, Stephen.P. and Barnwell, Neil., Organizations Theory:concept and cases, 2004,Prentice Hall anImprint of Pearson Education Australia