Teori Organisasi Mengelola Perubahan Organiasasi

Organisasi yang dihadapkan pada lingkungan yang dinamis, kompleks dan seringkali sulit diprediksi sangat membutuhkan komitmen untuk selalu melakukan perbaikan melalui suatu proses perubahan. Perubahan organisasi adalah usaha untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Disatu sisi mengkomunikasikan pentingnya penggunaan kreatifitas dan inovasi dalam menghadapi permasalahan yang timbul dalam masyarakat yang dinamis adalah sebagai usaha untuk membentuk manajer potensial yang mampu memimpin proses inovasi serta perubahan organisasi yang direncanakan.

            Program perubahan diperlukan organisasi masa kini karena adanya pergeseran dalam waktu dan hubungan atau jaringan informasi di seluruh dunia. Teknologi pemrosesan informasi yang canggih dan era globalisasi organisasi mendorong  manajer dengan banyak ide baru, produk baru, tantangan baru dengan semakin sempitnya waktu untuk membuat keputusan yang dapat diambil oleh manajer. Manajer dituntut untuk meningkatkan kemampuan karyawan di seluruh organisasi untuk mengantisipasi dan belajar dari perubahan yang sedang terjadi. Manajer harus membantu individu dan kelompok dalam organisasi untuk selalu melakukan berbagai perbaikan dalam lingkungan yang kompetitif. Kondisi ini dapat dilihat sebagai  tahap proses pembelajaran organisasi (learning organization), yang didasari dari perubahan sistem, nilai dan sifat manusia untuk meningkatkan kinerja terus-menerus berdasarkan pengalaman masa lalu. Pada tahap ini kata kunci yang ada sepanjang waktu adalah kreatifitas dan inovasi.

                    

Definisi dan Konsep Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide atau perilaku baru oleh sebuah organisasi. Organiasasi dirancang untuk beradaptasi dengan peruabahan lingkungan melalui pembaharuan dan pengembangan internal. Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyesuaian disain organisasi di waktu mendatang. Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi, tetapi juga sebagai tantangan pengembangan. Dalam pengertian lain perubahan organisasi merupakan proses penyesuaian desain organisasi terhadap kondisi lingkungan yang dihadapi. Perubahan dapat bersifat reaktif dan proaktif.

            Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap  tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikit-demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Organisasi membuat perubahan structural kecil sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan mikro dan makro. Formulir pendaftaran direvisi untuk mempermudah calon mahasiswa .Program pelatihan peningkatan pelayanan pelanggan dilakukan setiap enam bulan. Perubahan reaktif lebih ditekankan pada perubahan yang bersifat rutin dengan cakupan yang lebih sempit.

            Perubahan proaktif adalah perubahan yang diarahkan melalui inovasi structural, kebijakan atau sasaran baru atau perubahan filosofi operasi yang dengan sengaja didesain dan diimplementasikan. Proses reaktif dilakukan melalui pelaksanaan berbagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk mengubah cara-cara operasi organisasi. Perubahan ini disebut juga sebagai perubahan yang direncanakan (planned change). Perubahan yang direncanakan adalah :

“Usaha sistematik untuk mendesain ulang suatu organisasi dengan cara yang akan membantunya melakukan adaptasi pada perubahan yang terjadi dilingkungan eksternal atau internal “.

Perubahan ini menyangkut kegiatan-kegiatan yang disengaja untuk mengubah status quo. Thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perancangan dan implementasi inovasi srtuktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Perubahan  yang direncanakan bertujuan untuk menyiapkan seluruh organisasi atau sebagian besar  untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan signifikan dalam sasaran dan arah organisasi. Beberapa perusahaan besar, paling sukses dan pantas dihormati merupakan korban dari kesuksesannya sendiri. Selama bertahun-tahun mereka telah membangun struktur organisasi yang amat stabil, birokratis, dan sangat efisien untuk mencapai sasaran tertentu dalam lingkungan tertentu. Pembuatan keputusan yang dilakukan berdasarkan metode tetapi lamban dan ide serta kesempatan baru yang menguntungkan daya saing terikat oleh birokrasi. Pada perkembangannya banyak organisasi yang mencoba melakukan perubahan dengan struktur yang lebih mendatar, yang mendorong kerjasama kelompok dan komunikasi yang lebih cepat. Idenya bahwa dengan struktur yang lebih ramping akan mendorong fleksibilitas, kreatifitas dan inovasi dalam bereaksi terhadap perubahan lingkungan yang terjadi.

Model Untuk Mengelola Perubahan Organisasi

Berdasarkan pendekatan sebuah Model Untuk Mengelola Perubahan Organisasi dari Robbin 1994, dapat dibedakan dalam beberapa komponen perubahan, yaitu:

1.      Determinan

Yang dapat memprakarsai perubahan struktural tidak dapat dihitung banyaknya. Diantaranya akibat adanya perubahan strategi, besaran, teknologi, lingkungan, atau kekuasaan dapat menjadi sumber perubahan struktural. Salah satunya adalah adanya peraturan pemerintah dengan diberlakukannya undang-undang baru menciptakan kebutuhan untuk mendirikan departemen baru atau mengubah kekuasaan dari departemen yang sekarang.

2.      Pemrakarsa Organisasi atau Agen Perubahan

Berfungsi sebagai penengah antarakekuatan yang memprakarsai perubahan dengan pilihan dari alternatif strategiintervensi dalam suatu organisasi.

3.      Strategi Intervensi

Untuk menjelaskan pilihan cara sehingga proses perubahan berlangsung, yang dapat dikategorikan berdasarkan intervensi pada aspek manusia, struktur, teknologi dan prosesorganisasi.

4.      Pelaksanaan

5.      Hasil

Berupa perubahan yangmenimbulkan efek tertentu pada ke-efektifan organisasi

Gambar 1

Model Untuk Mengelola Perubahan Organisasi 

Faktor-faktor Pendorong Perubahan

                  Perubahan organisasi dapat didorong oleh pengaruh yang ditimbulkan dari lingkungan internal dan eksternal organisasi. Lingkungan internal mempengaruhi organisasi terhadap cara organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatannya. Lingkungan eksternal mempengaruhi organisasi terhadap kemampuan organisasi untuk memperoleh sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk memproduksi dan memasarkan berbagai produk.

                  Faktor internal organisasi yang mempengaruhi terdiri dari faktor sasaran organisasi, strategi dan kebijakan, karyawan dan teknologi baru yang terserap ke dalam organisasi. Faktor eksternal organisasi terdiri dari faktor ekonomi, teknologi, sosial, budaya dan politik.

  Perubahan organisasi yang diperngaruhi faktor internal bisa dalam bentuk mengganti tujuan atau sasaran dari pertumbuhan jangka panjang menjadi pencapaian laba jangka pendek yang akan mempengaruhi perubahan tujuan jangka pendek departemen lain. Jika manajer puncak memilih strategi pertumbuhan cepat, maka tindakan-tindakan internal harus dirubah untuk meraih sasaran tersebut, seperti dilakukan pengenalan proses produksi dengan teknologi baru yang akan  mempengaruhi sistem kerja. Perubahan kebijakan dan prosedur personalia  yang akan mempengaruhi motivasi kerja karyawan. Permintaan-permintaa dari karyawan, serikat pekerja dan produski yang tidak efisien juga dapat memunculkan kebutuhan akan pembaharuan.

 Kekuatan eksternal organisasi yang mendorong perubahan seperti kenaikan biaya dan kelangkaan sumber daya, tingkat persaingan, perubahan pasar konsumen dan pasar tenaga kerja, perubahan sisitem ekonomi dan tingkat suku bunga.

Proses Efektif Perubahan Organisasi

Dua hal menjadi penyebab kegagalan melaksanakan perubahan adalah pertama orang tidak mau (tidak mampu) untuk mengubah sikap dan tingkah laku yang sudah lama menjadi kebiasaan. Kedua orang yang mencoba cara kerja berbeda dalam waktu singkat, bila diberi kebebasan cenderung untuk kembali ke pola tingkah laku yang sudah menjadi kebiasaan.

Edgar H. Schein mengemukakan tiga langkah proses efektif perubahan organisasi sebagai berikut :

1.            Unfreezing (pencairan)

         Membuat kebutuhan terhadap perubahan demikian jelas sehingga individu, kelompok dan organisasi siap melihat dan menerima bahwa perubahan perlu terjadi. Langkah ini biasanya dikaitkan dengan diagnoses, yang menggunakan pakar eksternal yang disebut agen perubahan (change agent) yaitu spesialis OD (organizational development) yang melaksanakan diagnosis sistematis atas organisasi dan mengidentifikasi masalah-masalah yang berhubungan dengan pekerjaan. Diagnosis membantu karyawan menyadari masalah-masalah perilaku mereka.

2.            Changing (pengubahan)

         Menemukan dan mengadoptasi sikap, nilai dan tingkah laku baru dengan bantuan agen perubahan terlatih memimpin individu, kelompok dan seluruh organisasi melewati proses tersebut. Individu-individu bereksperimen dengan perilaku-perilaku baru dan mempelajari keahlian-keahlian baru yang dapat digunakan dalam lingkungan kerja.

3.            Refreezing (pemantapan)

         Transformasi pola tingkah laku menjadi norma baru melalui penguatan dan dukungan mekanisme. Di sini individu-individu menerapkan sikap dan nilai baru dan organisasi memberi imbalan untuk itu. Dampak dari perilaku baru dievaluasi dan diperkuat.

Tiga Macam Pendekatan Perubahan

            Sebuah organisasi bisa dirubah dengan melakukan tiga macam pendekatan seperti  mengganti strukturnya, teknologinya, orangnya atau mengkombinasi beberapa pendekatan ini. Pendekatan pada perubahan structural diarahkan dengan pengaturan ulang sistem internal. Pendekatan yang dapat dilakukan pada desain organisasi, desentralisasi, dan modifikasi kerja.

Pendekatan pada perubahan teknologi mencakup mengganti peralatan, proses rekayasa, teknik penelitian atau metode produksi. Teknologi produksi memiliki pengaruh besar pada organisasi sehingga pendekatan teknostruktural berusaha memperbaiki prestasi kerja secara serentak mengubah aspek struktur organisasi dan teknologinya seperti perluasan pekerjaan dan pengayaan pekerjaan.

Pendekatan pada perubahan manusia, mencoba mngubah tingkah laku dengan fokus pada keterampilan, sikap, persepsi dan harapan mereka.

Gambar 3.

Tiga Macam Pendekatan Perubahan

 Sumber Utama Penolakan dan Metode Penanggulangan Penolakan Perubahan

Tiga sumbar utama penolakan terhadap perubahan organisasi terdiri dari pengaruh faktor budaya organisasi, kepentingan individu dan persepsi sasaran dan strategi organisasi.

Budaya Organisasi

Budaya merupakan kekuatan untuk mengarahkan tingkah laku karyawan. Karyawan termotivasi bekerja dalam organisasi karena pekerjaan itu membantu mereka memenuhi sasaran kehidupan mereka dan karena kepribadian, sikap dan keyakinan mereka sesuai dengan budaya organisasi. Budaya yang telah tertanam mempengaruhi sikap kerja sehingga mereka merasa terancam dengan usaha untuk melakukan perubahan radikal dalam budaya organisasi dan “cara kami bekerja”  yang dirasa akan menyulitkan mereka untuk melakukan penyesuaian terhadap budaya baru.

Kepentingan individu

Kebutuhan karyawan terhadap hasil kerja sebagai imbalan dari bekerja dengan baik, adanya pengharapan terhadap gaji yang memadai, kondisi kerja yang memuaskan, kepastian adanya pekerjaan, dan penghargaan sampai tingkat tertentu menjadi faktor penolakan perubahan. Dalam hal ini perubahan  menyebabkan kekhawatiran karyawan menghadapi periode yang secara potensial tidak menyenangkan untuk menyesuaikan dengan struktur organisasi yang baru atau pekerjaan yang didesain ulang yang akan menimbulkan hilangnya beberapa kepentingan yang selama ini dimiliki karyawan.

Persepsi Sasaran dan Strategi Organisasi

Sasaran dan strategi sangat penting untuk mengorganisasikan dan mengkoordinasikan usaha organisasi. Sasaran dan strategi yang menjadi pedoman dan telah dipegang sebagai pendorong stabilitas organisasi, sangat  sulit dirubah karena terkadang karyawan tidak mengetahui kebutuhan untuk sasaran baru karena mereka tidak mempunyai cukup informasi yang sama dengan manajer. Mereka masih berpijak pada stabilitas masa lalu. sementara lingkungan berubah secara dinamis dan menuntut perubahan.

Metode Menangani Penolakan Terhadap Perubahan

            Ada enam pendekatan dalam menangani penolakan terhadap perubahan yang dapat dilakukan organisasi.

1. Pendidikan dan Komunikasi.

Memberikan penjelasan tentang kebutuhan akan perubahan dan logika dari perubahan kepada individu, kelompok dan organisasi keseluruhan. Pendekatan ini digunakan bila ada kekurangan informasi atau informasi yang tidak tepat serta kekurangan analisanya.

2. Partisipasi dan penyertaan.

Meminta atau mengikutsertakan anggota organisasi untuk membantu mendesain perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila pemrakarsa tidak mempunyai semua informasi yang dibutuhkan untuk mendesain perubahan dan orang lain mempunyai kekuatan cukup besar untuk menolak perubahan.

3. Memberi fasilitas dan dukungan.

Memberikan program pelatihan ulang, liburan, dukungan emosional dan memahami orang yang terpengaruh terhadap perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila orang akan menolak karena masalah penyesuaian.

4. Negosiasi dan persetujuan.

Melakukan negosiasi dengan penolak potensial atau mengusahakan surat pemahaman tertulis. Pendekatan digunakan bila beberapa orang atau organisasi dengan kekuatan besar untuk menolak perubahan.

5. Manipulasi dan pemilihan menjadi anggota.

Memberikan peran yang diinginkan oleh orang yang berpengaruh dalam mendesain atau mengimplementasikan proses perubahan. Pendektan ini digunakan bila taktik lain tidak akan berhasil atau terlalu mahal.

6. Memaksa secara terang-terangan dan terselubung.

Menakut-nakuti dengan kehilangan pekerjaan atau pemindahan, tidak dipromosikan dan sebaginya. Pendekatan ini digunakan bila kecepatan dalam proses perubahan diperlukan dan pemrakarsa perubahan memiliki kekuatan yang cukup besar.

Referensi

1. Daft, Understanding The Theory and design of organizations, 2007, Thompson
2. Robbins, Stephen.P. and Barnwell, Neil., Organizations Theory:concept and cases, 2004,Prentice Hall anImprint of Pearson Education Australia